Автоматизация ресторанного бизнеса

11 августа 2014

Памятка клиенту: автоматизация без проблем!

В наше время редко какое заведение обходится без программы для автоматизированного учёта движения продуктов. Управленцы даже самых маленьких кафетериев и столовых задумываются об автоматизации. Но даже бывалые рестораторы, порой, забывают про самые простые вещи при проектировании и ремонте своего заведения, что, несомненно, оборачивается неожиданными проблемами перед самым открытием. Давайте попробуем вместе разобраться с чего стоит начать и про что не забыть.

Что это такое – автоматизация ресторана / кафе / бара? С чего начать?

Автоматизация, в первую очередь, это помощь в решении ежедневных задач всех сотрудников вашего бизнеса. Т.е. автоматизация ресторана, как и автоматизация вообще, призвана облегчить труд людей. Для официантов и администраторов – помощь в зале при работе с клиентами, ускорение обслуживания; для бухгалтерии – контроль за движением продуктов и их остатками; для руководителя – упрощение контроля за персоналом и финансами, планирование и прогнозирование бюджета, работа с постоянными гостями,  и оптимизации работы предприятия в целом.

 

Какую выбрать программу для автоматизации?

Конечно, сейчас на рынке есть множество различных предложений и конечный выбор остаётся за самим ресторатором.  Мы попытаемся объективно остановится на общих моментах, которым должна соответствовать любая система. Самый главный критерий, на наш взгляд, это надёжность и стабильность работы. От этой системы будет зависеть работа всего заведения, поэтому любые сбои сразу же скажутся на качестве обслуживания ваших гостей, а значит и снизится выручка заведения. Стабильность работы программы зависит от многих факторов, в том числе от электропитания, оборудования, качества компьютерных сетей, операционной системы и многого другого. Второй важный фактор – удобство работы. У системы должен быть простой, не перегруженный и интуитивно понятный интерфейс. Особенно в той части программы, с которой работают официанты. Дело в том, что на рынке достаточно высокая текучка кадров и новый персонал должен как можно быстрее освоить систему, с которой будет работать. Если система сложна для восприятия Вам, значит вопросы будут возникать и у новых официантов, которые зачастую не имеют опыта работы. Для руководителя важна комбинация средств для контроля бизнес процессов заведения: контроль качества и эффективности работы персонала, планирование и отслеживание выполнения финансовых показателей, маркетинговая работы с клиентами. Возможность оперативного online контроля в любое время из любого места.

 

Какое оборудование оптимально?

Оборудование должно подходить под системные требования программного обеспечения, быть качественным и соответствовать Вашим финансовым возможностям. Вообще, при выборе любого из компонентов необходимо подобрать оптимально сбалансированную конфигурацию. Большинство рестораторов делают ошибку не внося затраты на автоматизацию в бюджет запуска ресторана. Уже на окончательной стадии открытия они понимают, что качественные компоненты стоят немалых денег, а все деньги уже вложены в красивый и дорогой дизайн интерьера. В этот момент включается режим тотальной экономии, которая в самом недалёком времени «вылазит боком». Достаточно купить дорогой профессиональный терминал, качественный принтер, но «забыть» о бесперебойном источнике питания за 100$ и, в результате, «попасть» на ремонт в 1000$, получив ситуацию, когда заведение становится перед выбором: закрыться или работать на самописных счетах, потеряв полный контроль.

 

Подготовительные работы для автоматизации, если вы решили сделать всё самостоятельно.

Определитесь с расположение рабочих мест и принтеров. Нужно, чтобы терминалы располагались в удобных для доступа местах, но не мешали посетителям и работе официантов. Принтера нужно располагать в легкодосутпных местах на полочках или столах рядом с розетками.

При прокладке локальной компьютерной сети для рабочих мест официантов, необходимо выполнить следующие условия:

1. Проследите, чтобы кабель для компьютерной сети был медным. Вам нужен тип кабеля UTP 5e 8 проводков (4 пары) с медными жилами.

2. Провода для компьютерной сети следует проводить ко всем терминалам и принтерам, и собрать в одном месте для включения в свитч (сетевой коммутатор). Его лучше ставить в защищенном от случайного воздействия месте, но чтобы к нему мог добраться один из Ваших сотрудников. Для него нужна розетка и, желательно, источник бесперебойного питания. Также не забудьте включить в общую локальную сеть бухгалтерский и другие офисные компьютеры.

3. Оставляйте всегда запас! Если провод следует провести на бар, оставляйте его так, чтобы хватило до любого края бара. Лишнее отрежется, но если не хватит – будет намного хуже!

Для каждого оборудования нужна розетка. Поэтому всегда планируйте количество розеток с запасом. Также, желательно провести отдельную линию для касс и компьютерных систем, чтобы они не подключались на одну линию с плитами и холодильным оборудованием. Энергопотребление одной точки официанта-кассира (сенсорный терминал + термопринтер + фискальный регистратор) не превысит 300 Вт. Но лучше спроектировать линию питания на большую нагрузку, т.к. на практике в данные розетки могут подключаться и другие дополнительные электроприборы. Очень рекомендуется устанавливать источники бесперебойного питания (ИБП) на всё оборудование, от которого зависит работа заведения: термопринтеры, свитчи, сенсорные терминалыфискальные регистраторы и прочее. В случае установки источника бесперебойного питания, количество розеток можно сократить. ИБП лучше покупать с обычными розетками или докупать специальный сетевой фильтр к ИБП.

Обучение персонала следует проводить за один-два дня до запуска заведения. В этом случае у персонала есть время освоить программу, но при этом и не забыть её особенности. Желательно, чтобы обучение прошли все, кто будет работать компьютерной системой. В будущем это избавит от лишних вопросов и проблем.

 

Общие рекомендации.

Желательно (а при заключении договора на обслуживание Guscom - обязательно) чтобы в случае возникновения проблем у нас была возможность удаленного подключения к терминалам. Как показывает практика, большинство вопросов возникает в первые недели работы заведения. Поэтому лучше всего, чтобы к открытию удаленный доступ уже был сделан.

Если в будущем у Вас придут новые люди, которые не работали с программой Guscom, то не оставляйте их обучение на «самотек». Большая вероятность того, что пока человек будет учиться работать в процессе самой работы, он будет допускать большое количество ошибок. И чем у него больше прав – тем больше этих ошибок. Поэтому мы рекомендуем, чтобы человека обучили и подстраховали люди, которые уже работали с этой программой. Если Вы сомневаетесь в качестве обучения, то лучше провести дополнительное платное обучение персонала.

Кроме этого Вам понадобится чековая лента для термопринтеров и фискальных регистраторов. Все термпоринтера печатают на 80-мм термобумаге, а для фискальныех регистраторов, таких как Штрих, Спарк и Геппард требуется 57-мм термолента. Приобрести её можно и в нашей компании.

Если у вас появились вопросы - задайте их нашим менеджерам!

Последние новости

все новости »


Полезные материалы

все статьи »